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¿Cómo crear discursos corporativos?

Hola a tod@s!

Trabajar de relaciones públicas exige tener un excelente conocimiento de la comunicación. Es una disciplina en desarrollo que emplea métodos y teorías de la publicidad, el marketing, la psicología, el periodismo…

Las entrevistas a los medios, las presentaciones, los discursos, la organización de conferencias de prensa, la invitación de periodistas a un viaje de prensa, entre otros, tienen detrás a un profesional de las relaciones públicas altamente cualificado que trabaja silenciosamente produciendo las palabras adecuadas.

La mayoría de las grandes empresas contratan relaciones públicas que redacten discursos para sus empleados o clientes. Cuando esto sucede, hablamos de discursos corporativos porque están dentro del ámbito empresarial. La redacción de este tipo de discursos no parte de la nada y, por ello, tenemos que tener en cuenta varios aspectos:

 

1. La investigación.

El primer paso debe consistir en analizar el público al cual se va a dirigir el discurso. Para ello tendremos en cuenta preguntas como:

– ¿Quien ?

– ¿Qué?

– ¿Dónde?

– ¿Cuándo?

– ¿Cuánta gente?

– ¿A qué hora del día?

– ¿Cuál es el objetivo del discurso?

– ¿Cuál será su duración?

– ¿Habrá más oradores?

– …

Las respuesta a cada una de estas preguntas se pueden obtener hablando con los organizadores del evento. Es importante que todas las preguntas queden claras porque de ellas dependerá en gran medida en discurso a realizar. Una buena descripción del acontecimiento y del público objetivo ayudará a definir características como el tono, la estructura y el contenido del discurso para que sea relevante para su audiencia.

El segundo paso de la investigación consiste en averiguarlo todo sobre la persona que va a dar el discurso, y por lo tanto, para la cual lo vamos a elaborar. En este punto debemos tomarnos el tiempo necesario. El objetivo es conocer cómo funciona mentalmente el orador, qué palabras y frases prefiere y qué  tipo de opiniones expresa. Una buena idea es revisar material redactado por dicha persona. Si tenemos la oportunidad, en un entorno informal, podríamos analizar con el orador el discurso, qué puntos incluir, en dónde incidir…

2. Objetivo.

La preparación de un discurso requiere una gran cantidad de tiempo y de energía por tanto, es importante determinar qué es lo que se supone que se quiere conseguir. En otras palabras, ¿qué información y qué opiniones debe tener el público cuando haya concluido el discurso?

3. El enfoque.

El enfoque puede describirse como el tono del discurso, y el secreto del éxito de un discurso radica en la capacidad del orador para acertar el tono adecuado al público al que se dirige y a las circunstancias en que éste se realiza.

El tono es el regulador entre el lenguaje y la situación y, cuando el lenguaje no concuerda con la situación, falla el tono. Si falla el tono, falla todo, porque el mensaje no llega a los destinatarios, por muy buenas que sean las ideas y bien elegidas que sean las palabras.

4. Las partes del discurso.

Escribir un guión general del discurso. Este guión tiene tres partes:

– Introducción.

· Toma de contacto con la audiencia. Tiene que lograr acaparar la atención de audiencia,  crear empatía y una relación.

· Exposición del propósito fundamental del discurso. Consiste en comunicar a la audiencia cuál es el tema, por qué es importante para ella.

– El cuerpo del discurso.

· Abarca el desarrollo del tema y presenta la evidencia que llevará a la conclusión.

· Tiene por objetivo exponer razones que van a dotan de credibilidad el discurso. Algunos de los elementos que hay que tener en cuenta:

– Documentación: amplia recopilación de argumentos.

– Dependiendo de la duración, elegir los más fuertes.

– Mejor pocos,  pero consistentes y en profundidad.

– Establecer una progresión lógica.

– Desarrollar objeciones anticipadas.

– El argumento más fuerte puede aparecer varias veces.

– Referencia a autoridades, datos, fuentes.

– La conclusión o cierre.

· Resume la evidencia destacando lo que implica para la audiencia, es una nueva exposición del tema pero de forma resumida. Es un recordatorio del tema tratado, del punto de vista defendido y de los principales argumentos presentados.

· Constituye la ocasión de dar un golpe de efecto final. El cierre es un momento clave ya que puede salvar o hundir un discurso, por ello, debe de estar preparado a conciencia. Además las últimas palabras quedan en la memoria, por lo que deben estar enfocadas al objetivo.

5. La redacción.

– Utiliza pronombres personales.

– Evita la jerga.

– Emplea palabras sencillas.

– Evita las frases vacías.

– Utiliza verbos activos. Es preferible recurrir al “creo” en vez de “tengo el convencimiento de…”.

– Evita los extremos (siempre, nunca…).

– Varía la longitud de las frases.

– Utiliza preguntas. Este planteamiento se suele emplear con el objetivo de implicar a la audiencia.

– Realizar comparaciones y contrastes.

La misión de un discurso corporativo es generar un vínculo entre la organización, la comunicación, los stakeholder, además de convencer e integrar de manera positiva. Pretende ser informativo y positivo para la organización y constituye una herramienta esencial en las crisis empresariales.

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Cómo realizar un buen discurso

Hola a tod@s!

¿El buen orador nace o se hace? Decía Winston Churchill que un buen discurso debe tener tres ingredientes: un buen comienzo, un buen final y la menor distancia posible entre ambos, pero resulta indiscutible que para elaborar un discurso es necesario prestar especial atención a varios aspectos:

  • Antes del discurso:

– Estar bien físicamente.

– Llegar sin prisas.

– Preparar medios auxiliares.

– Confirmar la agenda del acto.

– Ejercicios de relajación, respiración y voz.

– Pensar en positivo.

– Mirar al público sonriendo.

– Esperar a que haya silencio y comenzar despacio, alto y claro.

  • El saludo.

La primera impresión es decisiva. Por ello, establecer un buen contacto con la audiencia, así como despertar su interés y atención es primordial. Estas son algunas ideas:

– Comenzar con una frase atrevida o comentario sorprendente.

– Realizar preguntas retóricas.

– Relatar alguna anécdota personal, cita, noticia actualidad.Inicio del discurso.

  • El inicio del discurso.

Tiene por objetivo dar a conocer brevemente en que consistirá el tema a tratar y los objetivos que se esperan alcanzar. Debe motivar y captar la atención del público hacía las palabras del orador.

  • Durante el discurso:

– Hablar con naturalidad.

– Mirar a todo el auditorio.

– Comunicar con todo el cuerpo.

– No leer, ni recitar de memoria, apoyarse en guión.

– Proyectar la voz a todo el auditorio.

– Ser nosotros mismos, no imitar.

  • La argumentación.

Tiene por objetivo exponer razones que van a dotan de credibilidad nuestro discurso. Algunos de los elementos que hay que tener en cuenta:

– Documentación: amplia recopilación de argumentos.

– Dependiendo de la duración, elegir los más fuertes.

– Mejor pocos,  pero consistentes y en profundidad.

– Establecer una progresión lógica.

– Desarrollar objeciones anticipadas .

– El argumento más fuerte puede aparecer varias veces.

– Reservar argumentos para las preguntas o debate.

– Referencia a autoridades, datos, fuentes.

  • El cierre.

Al igual que la introducción, es una parte fundamental del discurso que debe ser preparada a conciencia. Es la ocasión de dar un golpe de efecto final. El cierre es un momento clave ya que puede salvar o hundir un discurso, por ello, debe de estar preparado a conciencia. Además las últimas palabras quedan en la memoria, por lo que deben estar enfocadas al objetivo. La conclusión es un recordatorio del tema tratado, del punto de vista defendido y de los principales argumentos presentados.

 

Internet como medio de comunicación de las relaciones públicas

Hola a tod@s!

Ni la prensa, ni la radio, ni la televisión pueden ser comparables a lo que supuso la aparición de Internet, un instrumento único que revolucionó para siempre las comunicaciones y la manera en que las personas se relacionan y trabajan. Su posterior desarrollo supuso una nueva forma de comunicación de masas distinta de las otras conocidas hasta el momento.

Aunque Internet fue creado en la década de 1960, sería durante la década de los años noventa cuando se generalizó su uso. A día de hoy constituye una herramienta de comunicación global utilizada por millones de personas y miles de empresas, siendo empleada por estas últimas como uno de los canales más idóneos para tareas como pueden ser promocionar ideas, vender productos y entre otras desplegar sus acciones de relaciones públicas.

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Internet proporciona a los profesionales de las relaciones públicas un medio perfecto para el suministro de información, métodos de persuasión y para poder llegar a un amplio número de personas todo ello a través de diferentes herramientas:

  • Correo electrónico, el cual se suele emplear para distribuir información mediante mensajes individuales, boletines informativos,  fotografías, comunicados de prensa (en las grandes organizaciones).
  • Las web corporativas que son un medio excelente a través del cual las organizaciones para comunicarse directamente con su público sobre mejoras de productos, concursos, noticias de la empresa, eventos…
  • Los blogs, los cuales están ganando cada vez más terreno como líderes de opinión dentro de la Red. Hoy en día, se están convirtiendo en el equivalente virtual del “boca a boca” tradicional que es la forma primordial y más eficaz de hacer publicidad. Si además se inserta un apartado de blogs y foros dentro de la propia web corporativa, permite ponerse en contacto directo con algunos potenciales clientes y al menos controlar parcialmente la información que circula en Internet acerca de la empresa.
  • FAQ. La sección de Frequent Asked Questions (FAQ) se ha convertido en un clásico imprescindible en muchas web corporativas. En ella se da respuesta a las dudas básicas de los usuarios acerca de la página de la empresa o las transacciones que puedan efectuar online.
  • Boletín o newsletter. Es la herramienta para promocionar a la empresa entre los públicos actuales y potenciales, los periodistas y otras compañías interesadas. Se trata de proporcionar, con una periodicidad determinada, siempre y cuando los destinatarios de la comunicación estén de acuerdo con ello, las noticias más destacadas acerca de la compañía y del sector en el que opera.

No obstante, aquellas empresas que se planteen poner en marcha programas de comunicación a través de la Red no deberán perder de vista varios aspectos:

  • El alcance de Internet es global por lo tanto cualquier cosa que la empresa publique podrá desencadenar buenas y malas reacciones.
  • El contenido de Internet escapa virtualmente a cualquier tipo de control. Cualquiera puede decir o mostrar lo que le parezca y esto significa que podrán existir comentarios positivos y negativos acerca de la empresa y de sus productos.
  • Internet permite un seguimiento de ciertos temas como el conocimiento de la opinión de la competencia y público en general. Disponer de cierta información como la anterior permite a los profesionales de las relaciones públicas dar forma a sus propias tácticas y mensajes, además de reaccionar a tiempo real para impedir que puedan existir datos erróneos de las empresa que puedan afectarla negativamente.

Internet es, en la actualidad, una forma de comunicación de masas en evolución. Su utilización por parte de los profesionales de las relaciones públicas crecerá en el futuro debido a tres razones fundamentalmente:

  • La demanda por parte de los consumidores de estar informados sobre los productos y servicios por parte de las organizaciones.
  • La necesidad de obtener resultados en tiempo real, es decir, una comunicación permanente y continua.
  • El consumidor actual se vuelve cada vez más exigente y esperan recibir una relación de comunicación más personalizada. 

No cabe duda de que las relaciones públicas están transformando Internet, e Internet, a su vez, volverá a modificar la práctica de las relaciones públicas en el futuro.

 

El poder de la persuasión en las relaciones públicas

Hola a tod@s!

El  concepto de persuasión surge hace unos 2.000 años de la mano de los griegos, quienes empleaban la retórica como el arte de utilizar el lenguaje de forma persuasiva. Hoy en día, en nuestra vida diaria, es habitual recurrir a determinadas estrategias y métodos con la intención de conseguir nuestros propósitos, o como se dice con cierta frecuencia, “salirnos con la nuestra”.

En publicidad, la persuasión es el objetivo principal de toda campaña. De una forma más directa o de otra más sutil, los anuncios están diseñados para que las personas realicen algún tipo de acción como puede ser la compra de un producto determinado. Sin embargo muchas veces resulta complicado conseguir persuadir del todo al público objetivo debido a todas las personas de antemano son conscientes de que un anuncio intentará convencerles de una determinada acción. Pero si queremos garantizar el éxito de una comunicación, la mejor manera es emplear las relaciones públicas. De este modo, lograremos que el público objetivo acepte lo que les comunicamos y además, de ese modo podemos crear una imagen positiva de la empresa. 

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La persuasión en las relaciones públicas dentro del mundo empresarial y a nivel general pueden ser empleadas con distintas finalidades entre las que se encuentra cambiar opiniones hostiles, cristalizar actitudes positivas y conservar opiniones favorables. De todas ellas, la más complicada siempre es la primera porque cuando una persona debido a un hecho se ha formado una opinión negativa tiende a ignorar o a no creer cualquier información que contradiga esa opinión. Por ejemplo si una persona ha tenido una mala experiencia en cuanto a la atención recibida en un hospital público, terminará generalizando en su mente que todos los hospitales públicos son igual de malos. En cambio, la forma más fácil de persuasión es la comunicación que refuerza las opiniones favorables.

Por otro lado, los estudios realizados sobre la persuasión, establecen que:

  • Los llamamientos positivos son más eficaces que los negativos para lograr que se retenga en mensaje y se actúe en consecuencia.
  • Los mensajes de radio y de televisión tienden a ser más persuasivos que los impresos, pero si el mensaje es complejo, se logra una mejor comprensión a través de los medios impresos.
  • Una fuerte apelación a las emociones y al miedo es más eficaz cuando el público tiene un mínimo de interés en el tema. Las organizaciones sin ánimo de lucro suelen emplear este instrumento de persuasión para captar fondos.
  • El recurso del miedo es sólo eficaz cuando se dispone de una acción destinada a eliminar la amenaza.
  • El recurso a la lógica, utilizando hechos y gráficos, funciona mejor que el recurso a las emociones con las personas que tienen una educación superior.
  • El altruismo, como el interés propio, puede ser una importante fuerza motivadora.
  • Un personaje famosos es un recurso más eficaz cuando el público tiene un bajo grado de implicación, cuando el tema es simple y cuando se utiliza la televisión como medio.

Pero para que todo lo anteriormente dicho funcione, es decir, para lograr el éxito de nuestro comunicación, nunca se debe de olvidar que:

  • No se debe dar a entender que se es un experto o se está informado cuando no es cierto.
  • No se debe recurrir a argumentos irrelevantes para distraer la atención.
  • No se deben  de utilizar pruebas falsas, tergiversadas o distorsionadas para defender los argumentos.
  • No se puede recurrir a las emociones sin fundamento real.
  • Y por encima de todo, nunca hay que engañar al público ocultando el objetivo real y jamas se debe defender lo que uno no cree.

Existen personas que tienen una habilidad innata para convencer, pero la persuasión también aprendida por medio de una serie de pautas y técnicas. Aún así, hay que tener claro que la comunicación persuasiva en las relaciones públicas siempre debe ser cierta y sincera porque esa comunicación se difunde en nombre de una empresa o marca y mal empleada puede tener el efecto totalmente contrario.

 

¿Cómo detectar una situación de crisis en la empresa?

Hola a tod@s!

La reputación corporativa o prestigio de una empresa puede debilitarse por una mala gestión de la misma. Por ello, es importante saber actuar inmediatamente ante una posible situación de crisis, pero, ¿cuáles serán los primeros síntomas?

1. A nivel interno dentro de la propia empresa:

– Número anormal de quejas o reclamaciones de los consumidores o clientes. Estas puede tener varias vías:

    • Un producto específico.
    • Un servicio prestado por la empresa.
    • Acerca de la atención recibida por parte de la organización.

– Incidencias graves sobre algún producto que ya se está comercializando en el mercado.

– Causas relacionadas por motivos financieros o económicos como suspensión de pagos, quiebra, reducción de plantilla…

– Problemas ligados al comportamiento de las personas de la empresa.

2. A nivel interno en las sedes de la empresa:

– Accidentes o siniestros que afecten ocurridos dentro de la organización y que tengan consecuencias en el exterior.

– Accidentes con consecuencias graves en el exterior en los cuales se produce la intervención de terceros como servicios de emergencia, policía, bomberos.

– Presencia de periodistas o llamadas del exterior para obtener información sobre lo sucedido.

3. A nivel externo:

– Aparición o publicación de alguna noticia relacionada con algún hecho ocurrido acerca de la empresa.

 

Muchas veces, algunas empresas, ante estos primeros síntomas de aviso de una posible situación de crisis, cometen el grave error de no darle importancia al suceso. Frecuentemente esto ocurre por la creencia de que lo ocurrido no afectará negativamente a la empresa, por lo tanto:

– No dan explicaciones acerca de lo que ha pasado.

– Niegan la responsabilidad corporativa.

– Y lo más peor, es que no tienen en cuenta el factor humano, es decir, los públicos que pueden estar afectados tanto a nivel interno como son los empleados, accionistas… como externo como por ejemplo clientes, familiares de empleados, proveedores, distribuidores…

No afrontan estas situaciones puede conllevar:

– Deteriorar o arruinar la reputación de la empresa.

– Minar la confianza de los clientes, proveedores, empleados…

– Destrucción de la imagen corporativa.

– Descenso de las ventas.

 

El prestigio de una empresa es valor muy importante que se adquiere a través del tiempo, que se puede perder en un momento por una mala gestión u acción de la organización por eso es vital saber detectar y prevenir una situación de crisis empresarial.

 

 

El rumor empresarial, ¿qué es y cómo debemos actuar?

Me han dicho que… 😯

oro

Hola a tod@s!

Todos hemos escuchado algún rumor a lo largo de nuestra vida. Aparecen cuando una persona o personas empiezan a transmitir un mensaje de cierto interés e importancia, referente a algo que en ese momento preocupa en la organización. El problema es que esa información pasará de persona en persona, de forma encadenada, y siempre se producirán exageraciones hasta que llegue el momento de que el mensaje finalmente este completamente distorsionado, pero aún así, continuará transmitiéndose.

Cuando esto ocurre en el ámbito empresarial, independientemente de que sea verdad o no, su contenido afectará a toda la organización ya que todos los rumores crean incertidumbre acerca de su veracidad. Las principales características del rumor son:

  • Es un proceso comunicativo espontáneo y cotidiano, con un mensaje seductor, ambiguo, e interesante.
  • Su transmisión es encadenada y exponencial.
  • Crece rápidamente.
  • Su fuente es desconocida pero fiable.

Un rumor nace, crece, se reproduce pero no muere. Entonces, ¿qué se puede hacer?

La empresa debe de actuar con la mayor rapidez posible, para ello será necesario:

  • Identificar el origen del rumor.
  • Evaluar la velocidad a la que se difunde.
  • Enfrentarse al rumor, una de las mejores formas podría ser a través de algún comunicado oficial o reunión con los empleados de la organización para hablar del tema y ofrecer las explicaciones necesarias, de forma que no quede ninguna duda.
  • Nunca se debe subestimar un rumor porque a pesar de no ceñirse a la realidad, puede haber afectado al estado emocional de los empleados y, consecuentemente, afectar de forma directa a su trabajo.

Los rumores son, en genera,l síntomas de una deficiente política de comunicación interna en la empresa, por ello habrá que crear un plan de comunicación. La intranet es una de las herramientas más adecuadas para que la empresa tenga una comunicación directa con sus empleados y viceversa.

Sin embargo, la mejor medicina es siempre tener una comunicación interna corporativa continua y transparente para evitar que se produzcan estas situaciones.

 

¿Por qué tener una buena imagen corporativa?

Hola a tod@s!

La imagen corporativa es, hoy en día, uno de los elementos más importantes que las empresas tienen a su disposición para hacer comprender a sus públicos quiénes son, a qué se dedican y en qué se diferencian de la competencia. Es fundamental ser coherentes con la realidad de la compañía y dicha realidad debe de ser proyectada de forma global, teniendo en cuenta todo lo que la organización hace.

Una imagen coherente y un correcto uso de la misma garantizan:

  • Una transmisión adecuada de los valores corporativos.
  • Llegar a nuevos clientes.
  • Reforzar la confianza en el producto/servicio que la empresa ofrece.
  • Asegurar la notoriedad y perdurabilidad del producto.
  • Mejorar la propia imagen de la empresa.
  • Generar un incremento en las ventas
  • Diferenciación de manera clara e inequívoca de la competencia.

En definitiva, una buena imagen corporativa añade valor a la empresa que mejora la imagen de sus productos o servicios y aumenta el valor de sus acciones. Además, los mejores profesionales siempre preferirán trabajar en aquellas compañías que tengan una imagen corporativa más positiva.